Planner, agenda, bullet e mais: o poderoso papel da organização de tarefas no dia a dia

"Seja planner, agenda ou caderno, o que vale é se organizar de forma consciente", garante Marília Pedroza, idealizadora da Pandarteiro

A tradicional agenda é tida como a companhia fiel de quem gosta de monitorar tarefas do dia a dia por horários. O planner, considerado uma “atualização” da agenda, tem o mesmo propósito, mas com ainda mais recursos disponíveis, como visão semanal, mensal e anual, além de controladores de hábitos e espaços dedicados para listagens.

O bullet journal (ou Bujo), por sua vez, é um caderno onde a personalização é permitida sem moderação, com espaços adaptados para as necessidades de quem escreve, a depender de sua demanda e objetivo. 

Blocos de notas, listas de tarefas, cadernetas executivas e cadernos inteligentes também são protagonistas na hora de dar “check-list” nos afazeres do cotidiano.

No universo digital, também são muitas as opções para quem quer manter uma rotina tendo a organização entre os pilares.

Mas qual o modelo ideal? Para essa pergunta, não há resposta errada, já que o método perfeito passa pela individualidade de cada rotina.

Quem diz isso é a enfermeira Marília Pedroza (@mariliaspedroza), de 37 anos, que começou a empreender em 2016, escolhendo o caminho da papelaria para trilhar esse novo desafio. Hoje ela atende clientes de todas as regiões do Brasil e também envia pedidos ao exterior do país através da Pandarteiro (@pandarteiro.loja), marca apelidada carinhosamente de “Panda” pelos clientes.

“Não existe um produto específico para se organizar. Sempre oriento os clientes que têm dúvidas a escolherem o ideal para seu tipo de organização. Seja planner, agenda ou caderno, o que vale é se organizar de forma consciente”, frisa.

O aumento no número de pedidos na loja dela acontece justamente na época em que um novo ano está se aproximando. “A procura ainda acontece até o final de janeiro para os planejadores datados, mas o ápice de vendas é em novembro e dezembro, quando as pessoas querem ter a magia de refletir sobre o ano que passou e traçar novas metas para o ano que vem chegando. Confesso que essa é a melhor parte, fazer a transição do planner anterior para o novinho em folha”, exalta.

Agenda x Planner
Uma das principais dúvidas na hora de escolher entre agenda ou planner, passa pela semelhança entre os dois. Marília faz a ponderação. “Planners são organizadores mais completos, e com ele você consegue traçar inúmeros objetivos e controlar melhor sua rotina, indo desde filmes e séries, passando pelo controle de hábitos e finanças, até chegar a visão da sua semana e o resumo daquele mês. Já a agenda, não tem tantas ferramentas de planejamento pessoal, sendo mais enxuta e indicada para quem deseja só organizar suas atividades diárias”, aconselha.

Apesar de “queridinhos”, eles não são os únicos na prateleira da organização. “Os mais vendidos, realmente, são os planners e agendas, mas tenho clientes que se organizam muito bem usando cadernos e fazendo listas de atividades. E também tem os organizadores diários e mensais, usados para rotinas de estudo e de trabalho”, diz.

Também empreendedora, Irla Mirelly Gomes da Silva, de 31 anos, escolheu o mesmo caminho para transformar um hobbie em profissão. Foi assim que deu vida à Recriar (@recriarloja), em 2013.

“Eu criava e produzia alguns produtos para minha família e amigos, até que fiquei noiva, então produzi toda a papelaria do meu chá de cozinha e depois produzi a do meu casamento. Na época, fazia parte de um grupo de noivas e compartilhava as fotos das produções. Algumas noivas gostaram e queriam que eu produzisse pra elas também, fui fazendo apenas com o objetivo de ajudar nas despesas do casamento, mas deu tão certo que continuei a trabalhar com papelaria”, relembra.

Questionada sobre os produtos que mais têm saído da loja, com o intuito de organização, ela também cita a dupla formada por planner e agenda. E reforça as características de recomendação para cada um.

“O planner facilita a organização por incluir ferramentas como planejamento financeiro, controle de contas, rotina, consultas e exames. Também temos planejadores mais simples, como o semanal e o diário. Uma das características do planner é ter sua visão semanal quando aberto. Para melhor eficácia, o planejamento precisa ser contínuo, sem quebra da semana devido a mudança do mês. A agenda é clássica, e costuma ter um ou dois dias por páginas, tendo a opção de ser datada, não datada ou permanente. O seu conteúdo costuma ser mais simples, sem muitas funcionalidades de planejamento”, afirma.

Professora de Literatura, livreira, gerente de compras e mentora do Método Vida Organizada, Liz Souza, de 37 anos, conquistou este último título no ano passado. O primeiro contato com o projeto, no entanto, ocorreu em 2010. Ela é a idealizadora do perfil Check.Liz (@check.liz) no Instagram.

“O Check Liz é uma ideia que surgiu com intenção de ajudar as pessoas a se planejarem e se organizarem melhor. Estou na jornada de planejamento e organização pessoal desde 2010, quando minha vida estava um caos em todos os aspectos. Encontrei o site Vida Organizada, da Thais Godinho, que é a criadora do Método Vida Organizada pelo qual sou mentora certificada, e desde então procuro manter minha rotina planejada e organizada”, afirma.

Com a experiência adquirida até aqui, Liz garante que o primeiro passo pode ser dado de forma simples. “Um bloquinho de anotações e uma caneta são suficientes. Você pode fazer listas, anotar ideias, demandas e ter tudo sempre à mão. Quando você planeja e se mantém organizado, você tem mais clareza sobre o que você quer para a sua vida e para os papéis que desempenha. Ao contrário do que muitos pensam, se organizar não faz com que sua vida seja engessada com data e hora para tudo. Pelo contrário, se tudo mudar ao longo do caminho, você sempre terá um plano B ou C para continuar, e assim se manterá focado no que importa”, ressalta.

Organização (também) no mundo virtual
Mas não é somente no mundo real que a organização se faz presente. Liz elenca as três ferramentas digitais que complementam sua dedicação diária em manter o ambiente ao seu redor regrado.

“No mundo digital temos inúmeras ferramentas, como Trello, Notion e Todoist, mas o que faz diferença na hora de se planejar não é apenas a ferramenta, mas o método que vai acompanhar a cada dia as tarefas. Eu uso ferramentas físicas e digitais. Para planejar, uso um planner. Depois do planejamento, organizo meus projetos no notion e vou acompanhando e executando as próximas ações. Também tenho um bullet journal, onde anoto absolutamente todas as informações que considero relevantes para acompanhar ao longo da minha vida”, explica.

Como Liz, a jornalista Julliana Brito (@julianaabrito), de 23 anos, utiliza ferramentas tanto físicas quanto digitais para otimização de tempo e cumprimento de tarefas, sendo o planner seu principal aliado nesses momentos. 

Entre as funções fornecidas, a profissional de comunicação destaca a frequência de hábitos, que podem intensificar comportamentos saudáveis como aumentar a ingestão de água ou praticar atividades físicas.

“Eu gosto muito de usar planner físico, utilizo poucas vezes o calendário e a agenda do celular. Planejar me ajuda na organização e na otimização de tempo. Geralmente, no domingo ou na segunda-feira, começo a escrever minhas prioridades e tarefas de cada dia. Isso abre portas para a redução da ansiedade, já que você está planejando, organizando e projetando a sua semana de forma antecipada, além da redução de atrasos com compromissos ou cumprimento de prazos. Também auxilia a bater metas, pois conto com frequência de hábitos, seja beber mais água, ler um livro, estudar, se exercitar... a criatividade é sem limites”, afirma.

Ao rememorar o primeiro contato com o planner, Julliana revela as duas etapas da sua organização. “Comecei a usar planner em 2018, quando entrei na faculdade e precisava organizar meus estudos. Quando começa o mês, eu organizo entregas mensais do trabalho e pagamentos que precisam ser feitos. Semanalmente, planejo entregas profissionais da semana, tarefas domésticas, compromissos e hábitos que quero estimular”, define.

Quem também tem "um pé" na organização real e outro na virtual é Mariana Brito, de 33 anos. Ela é museóloga, programadora e humorista.

“Eu uso a agenda do Google para os meus compromissos pessoais e planner e agenda para trabalho. Prefiro o virtual para os meus compromissos pessoais, mas para coisas que demandam mais informações, prefiro o físico”, detalha.

Ter uma visão “antecipada” dos compromissos, para ela, garante que cada atividade ocupe o lugar de atenção merecida. “Saber o que eu vou fazer faz com que me organize melhor e consiga ranquear as minhas prioridades”, afirma.

Faz bem para a saúde
Psicóloga clínica, Simone Miranda (@simonemirandapsico) enxerga o atual cenário de ano novo como propício para uma reprogramação de metas, incluindo a atenção para saúde mental.

“Estamos em janeiro, primeiro mês do ano, então é o momento das reflexões em que colocamos metas para alcançar progresso na vida, inclusive na área emocional. É o momento para redefinir metas, rever as prioridades, investir em sonhos e nos preparar para recomeçar”, inicia.

Ela garante que benefícios são sentidos por quem segue um cronograma de organização diariamente. Sintomas de ansiedade e sensação de improdutividade, inclusive, passam a ser melhores administrados, a partir de um monitoramento saudável de atividades.

“Esse exercício nos permite entender quais são nossos objetivos, como alcançá-los e quais os resultados que teremos. Uma rotina bem planejada está associadas a um maior bem-estar psicológico, a uma melhor regulação emocional, além de melhores habilidades de enfrentamento, que vão contribuindo para a redução da ansiedade e sentimentos de improdutividade. Uma rotina bem elaborada é uma fonte transformadora de ganhos psicológicos e pessoais”, afirma.

“Que a nossa rotina seja a nossa liberdade”, conclui a psicóloga.

Visão profissional
Consultor em gestão e sócio da TGI Consultoria (@tgiconsultoria), uma empresa de apoio empresarial voltada para ampliação de desempenho competitivo, Tiago Barreto de Siqueira (@tiagosiq), que também é especialista em Administração do Tempo e Qualidade de Vida, alerta para a alta demanda do cotidiano como um dos fatores para desencadear casos de ansiedade e estresse na população.

“No mundo atual, somos cada vez mais demandados para fazer atividades e assumir diversos compromissos, sejam eles profissionais ou não, tendo que encaixar tudo isso num menor tempo possível. Essa pressão faz gerar algumas reações que são inerentes à nossa vontade, como altos níveis de estresse, ansiedade ou mesmo de sensação de improdutividade”, salienta.

Uma forma de combater esses quadros passa pelo planejamento prévio, mas com consciência em relação ao inesperado

“Programar a rotina é um importante passo para ajudar a gente a ser mais produtivo e poder encaixar melhor nossas atividades e compromissos do dia a dia. Mas, tão importante quanto programar, é fazer acontecer o que programou, sabendo lidar com os inevitáveis imprevistos”, afirma.

Dois em um
Uma dica preciosa dada pelo especialista é a de concentrar compromissos pessoais e profissionais em um só espaço.

“As 24 horas disponíveis no dia são para realizar todas as suas atividades pessoais e profissionais, que se misturam. Então, se você usa uma agenda para cada questão, é muito possível que possa, em algum momento, agendar dois compromissos num mesmo dia e horário. Passe a considerar ela para tudo. Assim, ela será a sua melhor aliada”, projeta com otimismo.

Do contrário, são altas as chances de acabar comprometendo uns compromissos com outros. “O dia a dia faz a gente se dispersar cada vez mais, pelo excesso de demandas e de acesso à informação. Se a gente escolher várias ferramentas para ajudar na organização, acho que pode ter efeito contrário, podendo potencializar desorganização e dispersão no dia a dia”, diz.