Planner, agenda, bullet e mais: o poderoso papel da organização de tarefas no dia a dia

A tradicional agenda é tida como a companhia fiel de quem gosta de monitorar tarefas do dia a dia por horários. O planner, considerado uma “atualização” da agenda, tem o mesmo propósito, mas com ainda mais recursos disponíveis, como visão semanal, mensal e anual, além de controladores de hábitos e espaços dedicados para listagens.

O bullet journal (ou Bujo), por sua vez, é um caderno onde a personalização é permitida sem moderação, com espaços adaptados para as necessidades de quem escreve, a depender de sua demanda e objetivo. 

Blocos de notas, listas de tarefas, cadernetas executivas e cadernos inteligentes também são protagonistas na hora de dar “check-list” nos afazeres do cotidiano.

Frases positivas são comuns em ferramentas de organização, a fim de impulsionar seu uso | Foto: Divulgação/Recriar

No universo digital, também são muitas as opções para quem quer manter uma rotina tendo a organização entre os pilares.

Mas qual o modelo ideal? Para essa pergunta, não há resposta errada, já que o método perfeito passa pela individualidade de cada rotina.

Quem diz isso é a enfermeira Marília Pedroza (@mariliaspedroza), de 37 anos, que começou a empreender em 2016, escolhendo o caminho da papelaria para trilhar esse novo desafio. Hoje ela atende clientes de todas as regiões do Brasil e também envia pedidos ao exterior do país através da Pandarteiro (@pandarteiro.loja), marca apelidada carinhosamente de “Panda” pelos clientes.

Marília Pedroza, em seu espaço de criação dos produtos da Pandarteiro | Foto: Walli Fontenele/Folha de Pernambuco

“Não existe um produto específico para se organizar. Sempre oriento os clientes que têm dúvidas a escolherem o ideal para seu tipo de organização. Seja planner, agenda ou caderno, o que vale é se organizar de forma consciente”, frisa.

O aumento no número de pedidos na loja dela acontece justamente na época em que um novo ano está se aproximando. “A procura ainda acontece até o final de janeiro para os planejadores datados, mas o ápice de vendas é em novembro e dezembro, quando as pessoas querem ter a magia de refletir sobre o ano que passou e traçar novas metas para o ano que vem chegando. Confesso que essa é a melhor parte, fazer a transição do planner anterior para o novinho em folha”, exalta.

"Sempre oriento os clientes que têm dúvidas a escolherem o ideal para seu tipo de organização", detalha Marília Pedroza | Foto: Walli Fontelene/Folha de Pernambuco

Agenda x Planner
Uma das principais dúvidas na hora de escolher entre agenda ou planner, passa pela semelhança entre os dois. Marília faz a ponderação. “Planners são organizadores mais completos, e com ele você consegue traçar inúmeros objetivos e controlar melhor sua rotina, indo desde filmes e séries, passando pelo controle de hábitos e finanças, até chegar a visão da sua semana e o resumo daquele mês. Já a agenda, não tem tantas ferramentas de planejamento pessoal, sendo mais enxuta e indicada para quem deseja só organizar suas atividades diárias”, aconselha.

Marília explica diferenças entre planner e agenda, na otimização das tarefas diárias | Foto: Walli Fontenele/Folha de Pernambuco

Apesar de “queridinhos”, eles não são os únicos na prateleira da organização. “Os mais vendidos, realmente, são os planners e agendas, mas tenho clientes que se organizam muito bem usando cadernos e fazendo listas de atividades. E também tem os organizadores diários e mensais, usados para rotinas de estudo e de trabalho”, diz.

Também empreendedora, Irla Mirelly Gomes da Silva, de 31 anos, escolheu o mesmo caminho para transformar um hobbie em profissão. Foi assim que deu vida à Recriar (@recriarloja), em 2013.

Detalhe de visão mensal do planner assinado pela Recriar | Foto: Divulgação/Recriar

“Eu criava e produzia alguns produtos para minha família e amigos, até que fiquei noiva, então produzi toda a papelaria do meu chá de cozinha e depois produzi a do meu casamento. Na época, fazia parte de um grupo de noivas e compartilhava as fotos das produções. Algumas noivas gostaram e queriam que eu produzisse pra elas também, fui fazendo apenas com o objetivo de ajudar nas despesas do casamento, mas deu tão certo que continuei a trabalhar com papelaria”, relembra.

Questionada sobre os produtos que mais têm saído da loja, com o intuito de organização, ela também cita a dupla formada por planner e agenda. E reforça as características de recomendação para cada um.

“O planner facilita a organização por incluir ferramentas como planejamento financeiro, controle de contas, rotina, consultas e exames. Também temos planejadores mais simples, como o semanal e o diário. Uma das características do planner é ter sua visão semanal quando aberto. Para melhor eficácia, o planejamento precisa ser contínuo, sem quebra da semana devido a mudança do mês. A agenda é clássica, e costuma ter um ou dois dias por páginas, tendo a opção de ser datada, não datada ou permanente. O seu conteúdo costuma ser mais simples, sem muitas funcionalidades de planejamento”, afirma.

Planejador diário auxilia na organização de atividades por prioridade Foto: Divulgação/Recriar

Professora de Literatura, livreira, gerente de compras e mentora do Método Vida Organizada, Liz Souza, de 37 anos, conquistou este último título no ano passado. O primeiro contato com o projeto, no entanto, ocorreu em 2010. Ela é a idealizadora do perfil Check.Liz (@check.liz) no Instagram.

“O Check Liz é uma ideia que surgiu com intenção de ajudar as pessoas a se planejarem e se organizarem melhor. Estou na jornada de planejamento e organização pessoal desde 2010, quando minha vida estava um caos em todos os aspectos. Encontrei o site Vida Organizada, da Thais Godinho, que é a criadora do Método Vida Organizada pelo qual sou mentora certificada, e desde então procuro manter minha rotina planejada e organizada”, afirma.

Liz vive universo de organização e planejamento desde o ano de 2010 | Foto: Ricardo Fernandes/Folha de Pernambuco

Com a experiência adquirida até aqui, Liz garante que o primeiro passo pode ser dado de forma simples. “Um bloquinho de anotações e uma caneta são suficientes. Você pode fazer listas, anotar ideias, demandas e ter tudo sempre à mão. Quando você planeja e se mantém organizado, você tem mais clareza sobre o que você quer para a sua vida e para os papéis que desempenha. Ao contrário do que muitos pensam, se organizar não faz com que sua vida seja engessada com data e hora para tudo. Pelo contrário, se tudo mudar ao longo do caminho, você sempre terá um plano B ou C para continuar, e assim se manterá focado no que importa”, ressalta.

"Quando você planeja e se mantém organizado, você tem mais clareza sobre o que você quer para a sua vida", diz Liz | Foto: Divulgação/Recriar

Organização (também) no mundo virtual
Mas não é somente no mundo real que a organização se faz presente. Liz elenca as três ferramentas digitais que complementam sua dedicação diária em manter o ambiente ao seu redor regrado.

“No mundo digital temos inúmeras ferramentas, como Trello, Notion e Todoist, mas o que faz diferença na hora de se planejar não é apenas a ferramenta, mas o método que vai acompanhar a cada dia as tarefas. Eu uso ferramentas físicas e digitais. Para planejar, uso um planner. Depois do planejamento, organizo meus projetos no notion e vou acompanhando e executando as próximas ações. Também tenho um bullet journal, onde anoto absolutamente todas as informações que considero relevantes para acompanhar ao longo da minha vida”, explica.

Como Liz, a jornalista Julliana Brito (@julianaabrito), de 23 anos, utiliza ferramentas tanto físicas quanto digitais para otimização de tempo e cumprimento de tarefas, sendo o planner seu principal aliado nesses momentos. 

A jornalista Julliana Brito, de 23 anos, erguendo seu planner deste ano | Foto: Arquivo pessoal

Entre as funções fornecidas, a profissional de comunicação destaca a frequência de hábitos, que podem intensificar comportamentos saudáveis como aumentar a ingestão de água ou praticar atividades físicas.

“Eu gosto muito de usar planner físico, utilizo poucas vezes o calendário e a agenda do celular. Planejar me ajuda na organização e na otimização de tempo. Geralmente, no domingo ou na segunda-feira, começo a escrever minhas prioridades e tarefas de cada dia. Isso abre portas para a redução da ansiedade, já que você está planejando, organizando e projetando a sua semana de forma antecipada, além da redução de atrasos com compromissos ou cumprimento de prazos. Também auxilia a bater metas, pois conto com frequência de hábitos, seja beber mais água, ler um livro, estudar, se exercitar... a criatividade é sem limites”, afirma.

Ao rememorar o primeiro contato com o planner, Julliana revela as duas etapas da sua organização. “Comecei a usar planner em 2018, quando entrei na faculdade e precisava organizar meus estudos. Quando começa o mês, eu organizo entregas mensais do trabalho e pagamentos que precisam ser feitos. Semanalmente, planejo entregas profissionais da semana, tarefas domésticas, compromissos e hábitos que quero estimular”, define.

Quem também tem "um pé" na organização real e outro na virtual é Mariana Brito, de 33 anos. Ela é museóloga, programadora e humorista.

Mariana Brito está entre grupo de pessoas que utilizam ferramentas físicas e digitais para se organizar | Foto: Walli Fontenele/Folha de Pernambuco

“Eu uso a agenda do Google para os meus compromissos pessoais e planner e agenda para trabalho. Prefiro o virtual para os meus compromissos pessoais, mas para coisas que demandam mais informações, prefiro o físico”, detalha.

Ter uma visão “antecipada” dos compromissos, para ela, garante que cada atividade ocupe o lugar de atenção merecida. “Saber o que eu vou fazer faz com que me organize melhor e consiga ranquear as minhas prioridades”, afirma.

Faz bem para a saúde
Psicóloga clínica, Simone Miranda (@simonemirandapsico) enxerga o atual cenário de ano novo como propício para uma reprogramação de metas, incluindo a atenção para saúde mental.

“Estamos em janeiro, primeiro mês do ano, então é o momento das reflexões em que colocamos metas para alcançar progresso na vida, inclusive na área emocional. É o momento para redefinir metas, rever as prioridades, investir em sonhos e nos preparar para recomeçar”, inicia.

Ela garante que benefícios são sentidos por quem segue um cronograma de organização diariamente. Sintomas de ansiedade e sensação de improdutividade, inclusive, passam a ser melhores administrados, a partir de um monitoramento saudável de atividades.

Psicóloga Simone Miranda aponta início do ano como momento de refazer metas e se organizar | Foto: Walli Fontenele/Folha de Pernambuco

“Esse exercício nos permite entender quais são nossos objetivos, como alcançá-los e quais os resultados que teremos. Uma rotina bem planejada está associadas a um maior bem-estar psicológico, a uma melhor regulação emocional, além de melhores habilidades de enfrentamento, que vão contribuindo para a redução da ansiedade e sentimentos de improdutividade. Uma rotina bem elaborada é uma fonte transformadora de ganhos psicológicos e pessoais”, afirma.

"Uma rotina bem planejada está associadas a um maior bem-estar psicológico", define Simone Miranda | Foto: Walli Fontenele/Folha de Pernambuco

“Que a nossa rotina seja a nossa liberdade”, conclui a psicóloga.

Visão profissional
Consultor em gestão e sócio da TGI Consultoria (@tgiconsultoria), uma empresa de apoio empresarial voltada para ampliação de desempenho competitivo, Tiago Barreto de Siqueira (@tiagosiq), que também é especialista em Administração do Tempo e Qualidade de Vida, alerta para a alta demanda do cotidiano como um dos fatores para desencadear casos de ansiedade e estresse na população.

“No mundo atual, somos cada vez mais demandados para fazer atividades e assumir diversos compromissos, sejam eles profissionais ou não, tendo que encaixar tudo isso num menor tempo possível. Essa pressão faz gerar algumas reações que são inerentes à nossa vontade, como altos níveis de estresse, ansiedade ou mesmo de sensação de improdutividade”, salienta.

Especialista faz alerta para alta "pressão" e demanda impostas pela sociedade | Foto: Divulgação/TGI

Uma forma de combater esses quadros passa pelo planejamento prévio, mas com consciência em relação ao inesperado

“Programar a rotina é um importante passo para ajudar a gente a ser mais produtivo e poder encaixar melhor nossas atividades e compromissos do dia a dia. Mas, tão importante quanto programar, é fazer acontecer o que programou, sabendo lidar com os inevitáveis imprevistos”, afirma.

Dois em um
Uma dica preciosa dada pelo especialista é a de concentrar compromissos pessoais e profissionais em um só espaço.

“As 24 horas disponíveis no dia são para realizar todas as suas atividades pessoais e profissionais, que se misturam. Então, se você usa uma agenda para cada questão, é muito possível que possa, em algum momento, agendar dois compromissos num mesmo dia e horário. Passe a considerar ela para tudo. Assim, ela será a sua melhor aliada”, projeta com otimismo.

Do contrário, são altas as chances de acabar comprometendo uns compromissos com outros. “O dia a dia faz a gente se dispersar cada vez mais, pelo excesso de demandas e de acesso à informação. Se a gente escolher várias ferramentas para ajudar na organização, acho que pode ter efeito contrário, podendo potencializar desorganização e dispersão no dia a dia”, diz.

Visão semanal "ajuda" controlar melhor as tarefas, segundo grupo que defender uso do planner em vez de agenda | Foto: Divulgação/Recriar

Veja também